急にWeb講演会の企画・運営を任された。
「失敗しないように段取りを把握しておきたい！」という担当者様へ。
一緒に、以下のto doリストと注意点を確認していきましょう。
Web講演会準備チェックリスト
出演者と開催日を決める
まずは何よりも重要な、講演いただく先生を決める必要があります。
プロモーションしたい製剤に詳しく、処方経験が豊富な先生にご依頼しましょう。
日程調整の前に、過去開催データから視聴の集まりやすい曜日・時間を調べておくとスムーズです。
会場を押さえる
撮影・配信の拠点としてスタジオやホテルを予約します。
思うような環境が見つからない場合は、複数の配信ベンダーに問い合わせてもいいかもしれません。
また予算などの条件によっては、支店や事務所会議室からの配信もおすすめです。
招聘する人数に合わせて出演者控え室の用意もお忘れなく。
会場選定の際には、Web講演会の生命線であるネット環境の確認が必須です。
安定配信のためには最低１本の光回線が必須で、ない場合は回線工事を発注します。
更にネットワーク不良による中断対策として、バックアップ回線を用意しましょう。
講演概要を決める
講演いただく先生と、演題や概要についてすり合わせましょう。
対面式の講演会と同様、講演資料の作成は演者の先生に依頼します。
インターネット配信の場合は、プレゼンテーションツールによって操作PCと配信画面で表示が一部違って見えたり、動画やアニメーションが使えないものもあります。ご注意ください。
また企画側は、講演前後に掲示する案内スライドや、演者同士の会話の場面でのカメラワークを考慮した進行台本を作成し、関係者と共有しておきましょう。
集客をする
案内状やWebページなどの告知資料を用意し、招聘対象となる医療関係者に配布します。
対象を限定せず視聴を募る場合も、特定領域の医師のみを招待する場合も、m3.comや日経メディカルオンラインなどの医療従事者向けのポータルサイトを利用した集客が可能です。
ケータリングやタクシーの手配
講演会当日に出演者に提供するお弁当、送迎用のタクシーなども大切な準備です。
予算の範囲内で先生方の好みを考慮して手配しましょう。
なお、お弁当などについては規定により提供可能な金額が決められていますのでご注意ください。
当日の接遇
撮影スタッフは機材のセッティングや配信テスト等の事前準備のため、配信の4時間前には現場に入ります。
企画者であるあなたも、出演者に気持ちよく講演をしてもらえるよう当日の動きにはよく注意しましょう。
関係者全員が共通の認識を持ち、不明点が残らないよう打ち合わせで流れを確認しておきましょう。
視聴ログデータ成形
Web講演会では、どの施設のどんな医療関係者が視聴したのかデータを取ることができます。
視聴データは現場の担当MRにも展開し、後日の情報提供活動につなげられるようにしましょう。
最近では視聴データを自社のCRM(Customer Relationship Management)やMA(Marketing Automation)ツールに連携して一気通貫のマーケティング施策をしている事例もあります。
まずは早めのご相談を
出演者選定・依頼ができたら、あとは外注することが出来ます。
M3DCなら集客媒体の手配や講演会事務局機能のアウトソーシングも可能で、本社・支店問わず年間数十回以上の講演会の開催をまとめてサポートさせていただく事例もあります。
「まだ開催候補日しか決まっていない」という場合でも、開催日まで2ヶ月の準備期間があれば問題なく段取りの進行が可能です。
「準備期間が少ないが、どうしても緊急で講演会を開催したい」という場合もまずはご相談ください。
経験豊富な各方面のスペシャリストが細かなニーズにお応えし、納得のいく講演会を実現します。
