MRの皆さんは、担当医師と普段どれくらいの頻度で面談していますか？
先生の診察に役立ちそうな情報をお伝えしたくても、会話するチャンスをいただけないことには難しいですよね。
今回は、コロナ禍でも1日2名以上（アポなし含めると3名以上！）の医師と面談している現役MRが、アポイント獲得のコツをご紹介します。
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▶この記事を書いた人：内資系大手製薬企業所属 基幹病院担当MR 20代 ※メーカーによっては、記事に記載している内容について実施ができない場合もあるかと思います。実践される前に、所属先のルールをご確認ください。 |
Eメールのポイントは、本文・件名・タイミング
まずは一番多いアポイント打診方法であるEメールについて、実際に私が行っている工夫をご紹介します。
本文：先生の都合に寄り添う姿勢を
まずは本文、メールの中身を整理しましょう。面談の目的（トピック）、候補日時、方法などを簡潔にお伝えします。
それぞれ複数の選択肢を提示しつつ、相手の都合に寄り添う姿勢を見せることで、「内容に興味はあるけれど生憎都合が悪い」という理由でのお断りを回避することもできます。
・アポの目的は？依頼の工夫
事前の面談時などにニーズ把握や予想ができていれば、それがメイントピックになります。
事前調査ができていない場合は、「先生が今必要な情報」は何か推測してみましょう。私の経験では「新しい情報」や「他施設の診療状況」は意識的に情報収集されている先生が多いように思います。新薬・効能効果の追加・ガイドライン変更・新資材の紹介・Web講演会のご案内などは比較的受け入れられやすいのでご提案してみましょう。
更に、私は3つ以上のトピックを組み合わせるようになってからアポイント獲得の確率が上がりました。ぜひお試しください。
・候補日程の提示方法
事前に把握できている場合は、先生がご都合がいい曜日・時間に打診しましょう。都合が分からない場合は本記事内の「送信のタイミングは先生のスケジュールで決める」で紹介するような視点で候補日程を挙げます。
また、こちらから一方的に候補日を絞ると都合がつかないことがあるので、「その他先生のご都合が宜しいお時間」などと記載すると「○○日はいかがですか？」と返信いただけることもあります。忘れずお伺いしてみましょう。
・面談方法にも選択肢を
面談方法によって先生の希望に沿わないケースがあるのではないでしょうか。例えば、最近はWeb面談も普及しているので、「直接訪問での面談またはWeb、電話等どのツールが宜しいでしょうか。」とお尋ねしてみましょう。
PC操作が苦手で直接訪問を望む先生もいれば、電話で5分程度なら可能という先生もいます。先生に合わせた面談スタイルを尋ねることで、先生のニーズを満たしやすい状況を作ることができます。
件名は要件 + 会社名を記載し簡潔に
本文がかけたら、件名を考えてみましょう。
件名はメールの受信ボックス画面で一覧化されます。数多のメールに埋もれないよう、また先生に不要な読解の手間をかけさせないよう注意しましょう。
私は、本文の内容をまとめた一言（= 先生の興味がある / 面談のトピックとなる話題）と会社名を明記するようにしています。
例えば「～～に関するご面談のお願い【○○製薬 △△】」や「～～に関するご相談【○○製薬 △△】」などを件名に入れることで、先生は一目で主な内容と面談依頼のメールが来たことを把握できます。
送信のタイミングは先生のスケジュールで決める
メール下書きを作成後、すぐ「送信」ボタンを押してしまっていませんか？
メールを送るタイミングによって開封や返信をしていただける確率が変わります。自分の都合で送ってしまうのではなく、先生がメールを確認しやすいタイミングに合わせて送信しましょう。ここでは、そのヒントを紹介します。
・先生の診療時間は避ける
例えばクリニックの先生の場合、お昼または診療終了後がメールを確認いただきやすいように思います。また休診日も先生によっては確認くださることがあります。
大病院や大学病院の先生の場合は、外来担当がない曜日・カンファレンス日を避けると、比較的メールを返信いただけることが多いです。
・いつもメール返信が来る時間帯をねらう
ある程度の期間先生を担当していると、いつも返信をいただけるタイミングが把握ができます。先生がメールをチェックしている時間帯がつかめたら、その時間をめがけて送信してみましょう。
・定例の面談がある曜日・時間帯も有力候補に
いつも面談している曜日・時間帯は、病院の業務に比較的余裕があるタイミングかもしれません。メールの確認もしている可能性があるので、ご連絡してみましょう。
以上、基本的な内容ですがメール送付時の工夫をご紹介しました。次は電話での工夫をご紹介します。
電話をかける際は目的やタイミングを慎重に見極めて
MR活動をしていると、何回もメールをしているのに返信がない場合や、メールアドレスを知らない先生に対して情報提供をしたい場面もありますよね。そこで電話でのアポイント依頼についてもご紹介します。
前提として電話は、相手のタイミングで閲覧できるEメールと異なり、リアルタイムに相手を拘束してしまいます。電話連絡自体を敬遠される先生も一定数いらっしゃるので、先生に悪い印象を持たれるリスクもあるということを念頭に利用しましょう。
私の場合、「緊急性が高い情報提供をしなければならない場合」か、事前の情報収集を踏まえて「電話を受けていただけそうな先生」などを中心に電話をかけます。それぞれについて詳しくご紹介します。
緊急性の高い情報提供をしなければならない場合
緊急性が高い情報の例としては、イエローレター・添付文書改訂・出荷調整などがあります。これらは相手の先生にとっても急ぎ必要な情報である可能性が高い情報です。電話では簡潔に情報提供し、必要に応じて詳細情報の紹介を目的に面談も打診してみましょう。
緊急性の高い情報がない場合
上記で紹介したような緊急性の高いケースは、日常的に起こることは少ないと思います。そのような状況でもご連絡するきっかけのヒントをご紹介します。
・担当交代のご挨拶
まだ電話やメールでコミュニケーションがとれない関係性なら、「担当交代のご挨拶」としてご連絡してみるのもいいかもしれません。今後の情報提供についてご相談したい旨をお伝えし、面談を打診することもできそうです。
・有害事象や有効性の確認
私は特に、製剤の納入が行われた少し後などにこの目的でご連絡しています。安心して治療にお役立ていただけるように、患者さんの状況などを丁寧に尋ねるようにします。
・その他
私は、「何回かメールしたがご返信頂けなかったので」「郵送物が届いているかの確認で」などの理由でもお電話をしたこともあります。「先生にお役立て頂ける情報を、確実に届けたい」という意図が伝わるよう真摯にコミュニケーションをすることが大事なのではと感じています。
以上、電話での面談打診についてご紹介しました。
今回は「医師のアポイントを獲得するコツ」というテーマで書かせて頂きました。最後まで読んでいただき有難うございました。
まだ私も試行錯誤中ですが、アポイント獲得に悩むMRさんのご参考になれば幸いです。
