プレゼン資料に誤字があって冷や汗をかいた、丁寧に確認したはずなのに間違いがあった、いつも同じようなミスばかりしてしまうといったお悩みはありませんか？
ミスをゼロにすることは難しいですが、減らす方法はたくさんあります。
M3DCのコンテンツ制作担当者が、文章のミスを減らすための10ヵ条をご紹介します。
1.読み上げ機能を活用しましょう
「正確に 読み間違える 優れモノ」
ワードやパワーポイントには「読み上げ機能」というものがあります。
その名の通り、機械音声が文字を読み上げてくれる機能です。
この機能を使えば、ほぼ100％の確率で脱字を発見することが可能となります。
「お示します」という文章があった時、自分で読んだ場合は「おしめしします」と読んでしまいがちです。
しかし、読み上げ機能では「おしめします」と正確に読み間違えてくれますので、自分では気付けなかった脱字を見つけられるでしょう。
2.同音異義語は意味を思い浮かべましょう
「検診の 受診のお知らせ 受信した」
受信と受診、機関と期間、消化器と消火器など、音は同じでも全く別の意味になる言葉はたくさんあります。
同音異義語の間違いを減らすためには、あえて「間違っている方」を思い浮かべるのがオススメです。
例えば、「バッテリー内蔵」であれば「バッテリー内臓」になっていないかというように。
このような確認を習慣にすると、間違えやすいパターンを自分の中に蓄積していくこともできます。
3.アタマをリセットさせましょう
「翌朝に 嫌なことだけ 忘れていたい」
同じ文章を何度も読んでいたら、いいのか悪いのかよくわからなくなってしまうものです。
そのような時は、思い切っていったん時間を置きましょう。
可能であれば一日、時間に余裕がない場合は別のタスクをいくつかこなしてから再度読み直してみると、思わぬ間違いに気付くことがあります。
もっと良い方法は他の人にチェックしてもらうことです。
1人で10回読むよりも、2人で1回ずつ読む方が効果的です。
4.人名は敬意と緊張感を持ちましょう
「太朗さん いつもニコニコ 朗らかだ」
間違っていた場合に大きなトラブルになりやすいのが「人名」と「数字」です。
サイトウさんやタロウさんなどの同音異字はもちろん、当て字のようなお名前の方もいらっしゃいます。
トラブルを防ぐために、お名前の漢字の意味を考えながらチェックするという方法を試してみてください。
例えば「太郎さん・太朗さん」の場合、“普通の太郎さん”なのか“朗らかな太朗さん”なのか。
「麗華さん・麗花さん」であれば、“麗しく華やかな人”なのか“麗しく花のような人”なのかといったように。
ほかに、音読み・訓読みを変えて読むのも良い方法です。
5.カンタンな文字ほど注意しましょう
「ABC ひらがなカタカナ なめなるよ」
難しい漢字はより注意深く確認するものですが、さらっと読めてしまうカタカナやひらがな、アルファベットはチェックがおろそかになりがちです。
また、これらの文字は「タイポグリセミア＊」も相まって、間違いを見つける難度が上がります。
＊タイポグリセミア＝文章中のいくつかの単語で最初と最後の文字以外の順番が入れ替わっても正しく読めてしまう現象。「なめなるよ」を「なめるなよ」と読んでいませんでしたか？
残念ながら、手っ取り早くこれらの間違いを見つけられる方法はありません。
“カンタンな文字ほど要注意！”という意識を持つことと、一文字ずつ丁寧に確認することが大切です。
いかがでしたか？資料作成の際に、一つでも取り入れていただけたら幸いです。
次回は10ヵ条の6～10をご紹介します。
