文章のミスをゼロにすることは難しいですが、減らす方法はたくさんあります。
M3DCのコンテンツ制作担当者が、文章のミスを減らすための10ヵ条を厳選しました。
前編（記事はこちら）に続き、後編では残りの6～10をご紹介します。
6.年号の流用に気を付けましょう
「いつやるの？ 今じゃないでしょ 次の年」
定期的に作成する資料では、日付だけ変更して内容はそのまま、ということがよくあります。
その際、変更するのは日付だけで大丈夫でしょうか？
日付を変えたら最初にチェックするのが曜日です。
しかし、曜日のチェックだけでは不十分なケースもあります。
それは、年をまたぐケース。
12月の資料の日付だけ変えて1月にも使用する際、月日だけ変えて年号を変え忘れてしまうというケースは少なくありません。
特に、翌年使用する資料を年末に作る場合などは見落としがちです。
12月→1月だけでなく、3月→4月のように年度をまたぐ場合も要注意です。
7.修正箇所の前後も確認しましょう
「直したら 前も後ろも 再確認」
修正をした時、正しく直っているかを確認するのは当然だと思いますが、その前後も意識して確認することがオススメです。
|
修正前：修正をしたら、その箇所の前後で何か起きることが多い |
本来は「したら」を「した場合」、「で」を「に」としたかったのですが、必要な部分まで削除してしまったり、逆に不要な部分を削除し忘れていたりということが起こりえます。
また、自分でも気付かないうちにキーボードに触ってしまい、謎の文字や記号が入っていることもありますので、修正の前後も注意が必要です。
8.余計な情報を入れないようにしましょう
「先を見ず 今いる場所に 全集中」
文章を読む時は、現在地に集中して周りの行は見ないというのが鉄則です。
とはいえ、自然と次の行も目に入ってしまうものです。
そこで、強制的に目に入らないようにしてしまいましょう。
こんな風に、あえてウィンドウを小さくすれば先の行が目に入ることがなくなり、今読んでいる行に集中することができます。
紙に印刷して読む場合は、定規などを使って次の行を隠すと良いでしょう。
9.自分を疑ってかかりましょう
「誰だって 間違えるはず 人間だもの」
精神論になってしまいますが、「自分はミスをしないわけがない」という意識を常に頭の片隅に置いておくことが大切です。
「多分大丈夫でしょ！」と思っている人と「何か間違えてるかも...」と思っている人では確認にかける時間も集中力も全く違います。
急いでいる時ほど、落ち着いて丁寧な確認を心掛けてください。
10.一度は紙で読みましょう
「結局は 紙で読むのが 最強説」
様々な方法をお伝えしてきましたが、最後に声を大にしてお伝えしたいのが「紙に印刷して読みましょう」ということです。
何度も確認したにもかかわらず、印刷して読んだらすぐに間違いが見つかったという経験がある人も多いはず。
ここぞという時には、モニターでの確認だけで済ませるのではなく、紙に印刷して確認しましょう。
たった一つの小さなミスで、大きな信頼を失うこともあります。
この10ヵ条で、そういったケースを一つでも多く防ぐことができれば幸いです。
